- Was bedeutet HR-Software?
- Der Begriff fasst Anwendungen zusammen, die Personalarbeit abbilden: Stammdaten und digitale Personalakte, Bewerbung und Einstellung, Arbeitszeit und Abwesenheit, Entgelt, Weiterbildung und Beurteilung. Manche Systeme decken alles ab, andere spezialisieren sich auf einen Ausschnitt. In Deutschland kommt eine Aufgabe hinzu, die international selten mitgedacht wird: Das System muss die Pflichten abbilden, die an Beschäftigtenzahlen hängen – von der Meldestelle ab 50 Beschäftigten[^hinschg-12] bis zum Entgeltauskunftsanspruch ab mehr als 200[^entgtranspg-12].
- Welche HR-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
- Bei bis zu etwa 50 Beschäftigten stehen digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie eine belastbare Arbeitszeiterfassung im Vordergrund; die Entgeltabrechnung bleibt häufig bei der Steuerkanzlei. Achten Sie darauf, ob das System die Zeitdaten in einem Format abgibt, das die Kanzlei einlesen kann. Und rechnen Sie die nächste Schwelle mit: Ab 50 Beschäftigten wird eine interne Meldestelle verpflichtend.[^hinschg-12]
- Gibt es kostenlose HR-Tools?
- Ja, sowohl als kostenfreie Einstiegsstufe kommerzieller Anbieter als auch als quelloffene Personalverwaltung zum Selbstbetrieb. Für Betriebe mit wenigen Beschäftigten trägt das oft weit. Prüfen Sie zwei Punkte besonders sorgfältig: ob sich Zugriffsrechte fein genug abstufen lassen, um dem Erforderlichkeitsprinzip zu genügen[^bdsg-26], und wer im Selbstbetrieb Aktualisierungen und Sicherungen verantwortet – Personaldaten sind der Bestand mit dem höchsten Schadenspotenzial.
- Welche Software eignet sich für die Personalplanung?
- Für die Einsatzplanung in Schichtbetrieben zählen andere Eigenschaften als für die mittelfristige Personalbedarfsplanung. Bei der Einsatzplanung geht es um Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Ruhezeiten und Tauschanfragen; die gesetzlichen Grenzen ergeben sich aus der werktäglichen Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die auf bis zu zehn verlängert werden kann, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden[^arbzg-3], sowie aus der ununterbrochenen Ruhezeit von mindestens elf Stunden[^arbzg-5]. Ein Planungswerkzeug, das diese Grenzen bei der Planung prüft statt hinterher, verhindert die meisten Konflikte.
- Braucht die Einführung von HR-Software eine Betriebsvereinbarung?
- Sobald ein Betriebsrat besteht und das System Verhalten oder Leistung erfassen kann, greift das Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen.[^betrvg-87] Bei Zeitwirtschaft kommen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Verteilung auf die Wochentage hinzu, bei verteilten Teams die Ausgestaltung mobiler Arbeit.[^betrvg-87] In der Praxis wird daraus eine Vereinbarung, die Datenfelder, Auswertungen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsdauern festhält – und die vor dem Rollout stehen sollte.
- Darf ich Arbeitsverträge nur elektronisch zustellen?
- Die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen darf in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn das Dokument für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber mit der Übermittlung zur Erteilung eines Empfangsnachweises auffordert.[^nachwg-2] Auf Verlangen ist die Niederschrift unverzüglich in Schriftform zu erteilen.[^nachwg-2] Für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt diese Erleichterung nicht.[^nachwg-2]
- Ab wann brauche ich eine interne Meldestelle im HR-System?
- Ab in der Regel 50 Beschäftigten.[^hinschg-12] Für bestimmte Unternehmen des Finanz-, Wertpapier- und Versicherungssektors gilt die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl.[^hinschg-12] Ob die Meldestelle im HR-System oder getrennt davon läuft, ist eine Organisationsfrage; entscheidend ist, dass die Stelle die notwendigen Befugnisse erhält, Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen[^hinschg-12], und dass der Zugriff vom übrigen Personalbereich abgeschottet ist.
- Welche Kennzahlen muss HR-Software für die Entgelttransparenz liefern?
- Ab mehr als 200 Beschäftigten im Betrieb muss der Arbeitgeber Auskunft zu Vergleichsentgelten erteilen können, beschränkt auf Entgeltregelungen desselben Betriebs und desselben Arbeitgebers.[^entgtranspg-12] Das Vergleichsentgelt bleibt unbenannt, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts ausgeübt wird.[^entgtranspg-12] Ab mehr als 500 Beschäftigten mit Lageberichtspflicht kommen nach Geschlecht aufgeschlüsselte Angaben zur durchschnittlichen Gesamtzahl der Beschäftigten und zur Zahl der Voll- und Teilzeitbeschäftigten hinzu.[^entgtranspg-21] Voraussetzung für beides ist eine Tätigkeitsklassifikation, die Vergleichbarkeit überhaupt herstellt.
- Kann HR-Software die gesetzliche Arbeitszeiterfassung übernehmen?
- Ja, wenn sie die gesamte Arbeitszeit abbildet. Der Arbeitgeber ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verpflichtet, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen.[^bag-1abr2221] Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift besteht, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung delegieren kann, aber für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben verantwortlich bleibt.[^bmas-faq-zeit] Prüfen Sie deshalb vor allem, wie das System mit Lücken und nachträglichen Korrekturen umgeht.
- Welche Anbieter sind die größten im deutschen HR-Markt?
- Die Marktanteile verschieben sich zwischen internationalen Plattformen, die Personal, IT und Abrechnung zusammenführen, und Anbietern mit Schwerpunkt auf deutschem Arbeits- und Sozialrecht. Für eine Entscheidung ist die Größe des Anbieters allerdings der schwächere Indikator. Aussagekräftiger sind drei Prüfungen: Bildet das System die Schwellenwertpflichten ab, die für Ihren Betrieb gelten? Lässt es Auswertungen so begrenzen, dass eine Betriebsvereinbarung möglich wird? Und gibt es die Daten am Ende vollständig wieder heraus?
- Was sind HR-Tools?
- Gemeint sind einzelne Anwendungen für abgegrenzte Aufgaben der Personalarbeit – Bewerbermanagement, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Weiterbildung, Mitarbeiterbefragung. Sie stehen im Gegensatz zur durchgängigen Plattform, die alles auf einem Datenstamm führt. Für kleinere Betriebe ist die Kombination einzelner Werkzeuge oft schneller einsatzbereit; ab einer gewissen Größe überwiegt der Aufwand, dieselben Stammdaten an mehreren Stellen zu pflegen und bei Austritten überall gleichzeitig zu bereinigen.
- Welche Software eignet sich für Personalvermittler?
- Hier gelten andere Anforderungen als in der internen Personalarbeit: Im Vordergrund stehen Kandidatenpool, Abgleich mit Stellenprofilen, Kommunikation mit mehreren Auftraggebern und die saubere Trennung der Mandate voneinander. Datenschutzrechtlich verschiebt sich der Schwerpunkt, weil Kandidatendaten nicht als Beschäftigtendaten verarbeitet werden – die Einwilligung und ihre Dokumentation rücken damit an die Stelle, die im internen Fall die Erforderlichkeit einnimmt.[^bdsg-26]
- Muss die HR-Software auch die Entgeltabrechnung übernehmen?
- In vielen mittelständischen Betrieben bleibt die Abrechnung bei der Steuerkanzlei oder einem Abrechnungsdienstleister, während Stammdaten, Zeiten und Abwesenheiten im eigenen System liegen. Entscheidend ist dann die Übergabe: Welche Werte gehen monatlich hinaus, in welchem Format, und wer prüft sie vorher? Übernimmt die Software die Abrechnung selbst, verschiebt sich der Prüfschwerpunkt auf die laufende Pflege der gesetzlichen Rechengrößen – fragen Sie, wie und wie schnell Änderungen eingespielt werden.
- Wie lange dürfen Unterlagen in der digitalen Personalakte bleiben?
- Eine einheitliche Frist gibt es nicht; maßgeblich ist die Art der Unterlage. Wo Dokumente zugleich Buchungsbelege sind, greift die achtjährige Aufbewahrungsfrist der Abgabenordnung, für Bücher und Abschlüsse die zehnjährige.[^ao-147] Bewerbungsunterlagen aus abgeschlossenen Verfahren tragen dagegen keine solche Frist und unterliegen dem Grundsatz, personenbezogene Daten nur so lange zu verarbeiten, wie es für den Zweck erforderlich ist.[^bdsg-26] Ein System, das Fristen je Dokumentart führt und Löschungen anstößt, nimmt diese Unterscheidung ab.
