- Was ist ein CRM-System einfach erklärt?
- Es ist die gemeinsame Akte für alles, was zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden passiert: Wer wurde wann kontaktiert, was wurde angeboten, was wurde vereinbart, was steht als Nächstes an. Statt verteilter Notizen, Postfächer und Tabellen gibt es einen Ort, an dem alle Beteiligten denselben Stand sehen. Der Nutzen entsteht weniger durch das Sammeln als durch die Wiedervorlage: Das System erinnert daran, wo ein Vorgang liegen geblieben ist. In Deutschland kommt eine zweite Aufgabe hinzu – der Nachweis, auf welcher Grundlage jemand angesprochen werden darf.[^uwg-7]
- Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
- Ein CRM organisiert die Außenbeziehung: Interessenten, Angebote, Abschlüsse, Betreuung. Ein ERP organisiert die Innenseite: Beschaffung, Lager, Produktion, Finanzbuchhaltung, Personal. Beide teilen sich Stammdaten – Kunde, Artikel, Preis – und die Grenze verläuft dort, wo aus einem Angebot ein Auftrag wird. Rechtlich unterscheiden sie sich ebenfalls: Beim ERP steht die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen im Vordergrund[^ao-146], beim CRM die Zulässigkeit der Ansprache und die Rechtsgrundlage der gespeicherten Kontaktdaten[^uwg-7].
- Sind SAP und CRM dasselbe?
- SAP ist ein Anbieter, CRM eine Systemkategorie. Der Anbieter führt neben ERP-Produkten auch Anwendungen für Vertrieb und Kundenbeziehungen, weshalb beide Begriffe im Sprachgebrauch häufig zusammenfallen. Für die Auswahl ist die Unterscheidung wichtig: Die Frage ist nicht, welchen Namen ein System trägt, sondern ob es die Vorgänge abbildet, die in Ihrem Vertrieb tatsächlich anfallen, und ob es sich an Ihre vorhandene Buchhaltung und Warenwirtschaft anschließen lässt.
- Welches CRM-System eignet sich für kleine Unternehmen?
- Für Betriebe mit wenigen Nutzern zählt vor allem, wie schnell das System ohne Beratungsprojekt in Betrieb geht und ob es die bestehenden Postfächer und Kalender einbindet. Da 2,7 Millionen der deutschen Unternehmen Kleinstunternehmen sind, richtet sich ein großer Teil des Angebots ausdrücklich an diese Größe.[^destatis-kmu] Achten Sie trotzdem auf zwei Punkte, die auch im Kleinen gelten: die Dokumentation der Einwilligung je Kontakt[^uwg-7] und einen vollständigen Datenexport, damit ein späterer Wechsel möglich bleibt.
- Gibt es CRM-Systeme kostenlos?
- Ja, sowohl als kostenfreie Einstiegsstufe kommerzieller Anbieter als auch als quelloffene Software zum Selbstbetrieb. Bei kostenfreien Stufen lohnt der Blick darauf, welche Grenze zuerst erreicht wird – Anzahl der Nutzer, der Datensätze oder der E-Mail-Sendungen – und was der Wechsel in die nächste Stufe kostet. Beim Selbstbetrieb wandert der Aufwand in die eigene IT: Aktualisierungen, Sicherungen und die Absicherung des Zugriffs bleiben dann Ihre Aufgabe, ebenso die Einwilligungsdokumentation.[^tdddg-25]
- Darf ich Geschäftskunden ohne Einwilligung per E-Mail anschreiben?
- Werbung per elektronischer Post setzt die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten voraus; das Gesetz macht dabei keinen Unterschied zwischen Verbrauchern und Unternehmen.[^uwg-7] Die einzige Öffnung ist die Bestandskundenausnahme, und sie verlangt vier Bedingungen gleichzeitig: Die Adresse wurde im Zusammenhang mit einem Verkauf erlangt, sie wird für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen genutzt, es liegt kein Widerspruch vor, und bei Erhebung wie bei jeder Verwendung wird auf das Widerspruchsrecht hingewiesen.[^uwg-7] Beim Telefonanruf gegenüber einem Unternehmen genügt dagegen die zumindest mutmaßliche Einwilligung.[^uwg-7]
- Braucht die Einführung eines CRM die Zustimmung des Betriebsrats?
- Sobald ein Betriebsrat besteht und das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten erfassen kann, greift das Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen.[^betrvg-87] Auf die Absicht kommt es nicht an; entscheidend ist die Eignung des Systems. Planen Sie die Abstimmung deshalb früh ein und bringen Sie konkrete Unterlagen mit: welche Kennzahlen entstehen, wer sie sieht, wie lange Aktivitätsprotokolle bleiben und welche Auswertungen ausgeschlossen sind.
- Wo dürfen die Kundendaten gespeichert werden?
- Für die Speicherung selbst gilt der Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung, ergänzt um das Bundesdatenschutzgesetz. Für die Bewertung eines konkreten Cloud-Dienstes bietet der Kriterienkatalog C5 einen geprüften Maßstab: Er beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit, wird durch Wirtschaftsprüfer testiert und ist als Grundlage für das eigene Risikomanagement gedacht.[^bsi-c5] Verlangen Sie den Prüfbericht und lesen Sie die Systembeschreibung – dort steht, was der Anbieter tatsächlich abgesichert hat.[^bsi-c5]
- Wie lange darf ich Kontaktdaten im CRM aufbewahren?
- Die Antwort hängt von der Datenart ab, nicht vom Datensatz. Für Handelsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, für Buchungsbelege acht.[^hgb-257] Reine Interessentendaten ohne Geschäftsbeziehung tragen keine solche Frist und unterliegen dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung. Sinnvoll ist deshalb ein Löschkonzept, das je Objekttyp eine Frist vorgibt, und ein System, das diese Fristen automatisch anwendet statt sie in einer Tabelle zu verwalten.
- Was ist ein CRM-Programm?
- Der Begriff wird meist gleichbedeutend mit CRM-System verwendet. Wo eine Abgrenzung gemeint ist, bezeichnet Programm eher eine lokal installierte Anwendung, System eher eine Plattform mit Datenbank, Rollen und Schnittstellen. Für die Auswahl ist die Unterscheidung nur insofern wichtig, als eine lokal betriebene Anwendung Ihnen den Speicherort und die Pflege überlässt, während bei einem Cloud-Dienst beides beim Anbieter liegt und über einen Prüfbericht nachweisbar sein sollte.[^bsi-c5]
- Wie führt man ein CRM-System ein, ohne dass es liegen bleibt?
- Erfolgreich sind meist Einführungen, die mit einem Vorgang beginnen statt mit dem gesamten Vertriebsprozess: etwa der Angebotsverfolgung. Übernehmen Sie zunächst nur Kontakte mit klarer Herkunft und dokumentiertem Einwilligungsstatus, denn eine Altdatenübernahme ohne diese Angaben erzeugt Bestände, die für eine Ansprache nicht nutzbar sind.[^uwg-7] Legen Sie früh fest, wer Vorlagen und Pflichtfelder pflegt, und stimmen Sie Auswertungen mit dem Betriebsrat ab, bevor der Rollout beginnt.[^betrvg-87]
- Was sind Beispiele für den Einsatz eines CRM?
- Drei Muster decken die meisten Betriebe ab. Im Handel und in der Industrie begleitet das CRM den Weg von der Anfrage über das Angebot bis zum Auftrag und hält Nachfassfristen. In Dienstleistungsbetrieben führt es Betreuung und Verlängerungen laufender Verträge. Im Projektgeschäft dient es der Vorqualifizierung, bevor ein Angebot überhaupt kalkuliert wird. Welches Muster überwiegt, entscheidet darüber, welche Felder wirklich gebraucht werden – und welche nur Pflegeaufwand erzeugen.
- Wann lohnt sich der Wechsel von einer Tabelle zu einem CRM?
- Drei Anzeichen sprechen dafür: Mehrere Personen pflegen dieselbe Liste und überschreiben sich gegenseitig; Nachfassfristen werden übersehen, weil niemand erinnert wird; und die Herkunft eines Kontakts lässt sich nicht mehr rekonstruieren. Besonders das dritte Anzeichen wiegt schwer, weil eine werbliche Ansprache in Deutschland an eine dokumentierte Grundlage gebunden ist.[^uwg-7] Eine Tabelle, in der Einwilligungen als Vermerk stehen, trägt diesen Nachweis im Zweifel nicht.