NEWJoin 2M+ software buyers|Get Weekly Insights, Trends & Expert PicksSubscribe free →

Spotsaas logo

Buchhaltungssoftware für deutsche Unternehmen: Pflichten, Auswahlkriterien und Anbieter

Buchhaltungssoftware wird in Deutschland nicht in erster Linie nach Funktionsumfang ausgewählt, sondern danach, ob sie einer Betriebsprüfung standhält. Die Abgabenordnung gibt vor, wie gebucht wird: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich.[^ao-146] Das Handelsgesetzbuch verbietet jede Änderung an einer Eintragung, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennen lässt oder offenlässt, ob sie sofort oder erst später vorgenommen wurde.[^hgb-239] Seit dem 1. Januar 2025 kommt eine dritte Ebene hinzu: Das Umsatzsteuergesetz schreibt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vor, und eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang zählt seither als sonstige Rechnung.[^ustg-14][^bmf-faq-erechnung] Für die Auswahl ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge. Zuerst steht die Frage, welche Nachweise das Programm erzeugt und wie lange es sie unverändert vorhält. Danach folgt, wie die Daten zur Steuerkanzlei gelangen. Erst an dritter Stelle stehen Oberfläche, Auswertungen und Preis. Diese Seite ordnet die Pflichten, benennt die Prüfpunkte, an denen sich Programme in der Praxis unterscheiden, und beantwortet die Fragen, die im deutschsprachigen Suchverlauf zu diesem Thema tatsächlich gestellt werden.

Warum der deutsche Markt anders aussieht als der internationale

Die Struktur der Unternehmenslandschaft erklärt den Zuschnitt des Angebots. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes zählten 2024 rund 3,2 Millionen und damit 99,3 Prozent der Unternehmen zu den kleinen und mittleren Unternehmen; 2,7 Millionen davon waren Kleinstunternehmen, rund 21.500 Großunternehmen.[^destatis-kmu] Ein Großteil dieser Betriebe führt die laufende Buchhaltung nicht selbst zu Ende, sondern übergibt sie an eine Steuerkanzlei.

Daraus folgt eine Eigenheit, die es in dieser Form in kaum einem anderen Markt gibt: Die Anschlussfähigkeit an die Kanzlei entscheidet häufiger über die Anschaffung als jede Funktion im Programm selbst. DATEV stellt für diesen Weg mehrere Kanäle bereit, unter anderem DATEV Unternehmen online als gemeinsame Datenplattform von Mandant und Kanzlei sowie DATEV SmartTransfer für den Belegaustausch.[^datev-datenaustausch] Ein Programm, das Buchungsstapel und Belegbilder in einem von der Kanzlei einlesbaren Format abgibt, erspart doppelte Erfassung; eines, das das nicht tut, verlagert Arbeit auf den Steuerberater und verteuert dessen Honorar.

Die zweite Kraft im Markt ist die schrittweise Einführung der E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium hat sie ausdrücklich als Vorstufe eines späteren Meldesystems angelegt, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah und transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen.[^bmf-faq-erechnung] Wer heute ein Programm auswählt, entscheidet damit auch darüber, wie aufwendig dieser zweite Schritt später wird.

Buchhaltungssoftware im Vergleich

5 Lösungen, sortiert nach SpotScore — einer Kennzahl aus Bewertungen, geprüften Erfahrungsberichten und Funktionsumfang.

  1. Bill.com

    9.2 SpotScore4,0 / 5 · 739 BewertungenFree TrialSubscription

    Plattform für Finanzabläufe kleinerer Unternehmen: Rechnungsstellung, Zahlungsfreigabe und Ausgabenverfolgung mit Anbindung an QuickBooks, Xero und Sage.

  2. Tangicloud

    8.1 SpotScoreQuotation Based

    Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Schwerpunkt auf zweckgebundener Rechnungslegung, Bankabstimmung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.

  3. SAP S/4HANA Finance (SAP Simple Finance)

    8.0 SpotScoreQuotation Based

    Finanzlösung für mittelgroße Unternehmen mit Kontenführung und Auswertungen, ausgelegt auf schnelle Erfassung und Darstellung in Dashboards und einseitigen Berichten.

  4. Global PayEX

    7.8 SpotScoreQuotation Based

    Plattform für das Working-Capital-Management im B2B-Geschäft mit automatisierter Rechnungsverarbeitung und Abstimmung gegen ERP-Systeme.

  5. Denario

    7.4 SpotScoreQuotation Based

    Werkzeug für die Steuerung des Zahlungsflusses: Eingangsrechnungen aus verschiedenen Quellen laufen zentral zusammen, Zahlungen lassen sich terminieren und mit der Buchhaltung abgleichen.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

GoBD: die Auslegung, an der die Prüfung ansetzt

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind kein eigenes Gesetz, sondern die Verwaltungsauffassung der Finanzverwaltung zu den Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025.[^bmf-gobd][^bmf-faq-erechnung]

Praktisch heißt das: Ein Prüfer misst ein Buchhaltungsprogramm nicht daran, ob es verbreitet ist, sondern daran, ob sich jeder Geschäftsvorfall vom Beleg bis zum Abschluss und wieder zurück nachvollziehen lässt und ob nachträgliche Eingriffe protokolliert sind. Die gesetzliche Grundlage dafür liefert § 145 der Abgabenordnung, der eine Buchführung verlangt, die einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermittelt.[^ao-145]

E-Rechnung nach § 14 UStG

Eine E-Rechnung liegt seit dem 1. Januar 2025 nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[^ustg-14] Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart und in diese Norm überführbar sein.[^ustg-14]

In Deutschland erfüllen insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.[^bmf-faq-erechnung] Bei hybriden Formaten hat sich das Verhältnis umgekehrt: Weicht der strukturierte Teil vom Bildteil ab, sind seit der Neuregelung die Daten des strukturierten Teils maßgebend.[^bmf-faq-erechnung]

Empfangsbereitschaft – die Pflicht, die sofort greift

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können, und das Bundesfinanzministerium hat ausdrücklich festgehalten, dass hierfür keine Ausnahmen vorgesehen sind.[^bmf-faq-erechnung] Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnung ausstellen müssen, fallen unter die Empfangspflicht.[^bmf-faq-erechnung] Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach; die eigentliche Frage ist, was danach mit der XML-Datei geschieht.[^bmf-faq-erechnung]

Übergangsfristen für die Ausstellung

Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, darf noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden.[^ustg-27] Lag der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Möglichkeit für Umsätze des Jahres 2027 bis zum 31. Dezember 2027.[^ustg-27] Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, ist ebenfalls bis zum Ablauf des Jahres 2027 zulässig.[^ustg-27]

Aufbewahrungsfristen: zehn, acht und sechs Jahre

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, die übrigen Unterlagen sechs Jahre.[^ao-147] Das Handelsgesetzbuch enthält dieselbe Staffelung.[^hgb-257] Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Buchungsbeleg entstanden ist, und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist.[^ao-147] Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorzuhalten.[^bmf-faq-erechnung]

Wo die Bücher liegen dürfen

Der Grundsatz lautet: Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren.[^ao-146] Elektronische Bücher dürfen abweichend davon in einem oder mehreren Mitgliedstaaten der Europäischen Union geführt werden, sofern der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich bleibt.[^ao-146]

Für einen Drittstaat gilt das nicht ohne Weiteres. Dort ist eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde erforderlich, die unter anderem die Mitteilung der Standorte oder des beauftragten Dritten voraussetzt und widerrufen werden kann.[^ao-146] Für die Softwareauswahl ist das eine harte Vorgabe an den Hostingstandort, keine Empfehlung.

Datenzugriff in der Außenprüfung

Sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System selbst zur Prüfung nutzen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format fordern.[^ao-147] Wer Unterlagen als Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegt, muss auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereitstellen, um sie lesbar zu machen.[^ao-147] Ein Programm ohne belastbaren Prüferexport verlagert diesen Aufwand vollständig auf den Betrieb.

Kassenführung und § 146a AO

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dieses System und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle schützen; hinzu kommt die Belegausgabepflicht in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall.[^ao-146a] Zusätzlich ist dem zuständigen Finanzamt jedes System per Datenfernübertragung zu melden – mit Art, Anzahl, Seriennummer sowie Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum, jeweils innerhalb eines Monats.[^ao-146a] Betriebe mit Bargeschäft prüfen deshalb, ob Buchhaltung und Kasse denselben Datenstamm teilen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Nicht nur senden, auch empfangen

Viele Programme werben mit der Ausgabe von XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht, die seit 2025 ohne Übergangsfrist gilt, betrifft jedoch den Empfang.[^bmf-faq-erechnung] Prüfen Sie deshalb, was mit einer eingehenden XML-Datei geschieht: ob sie ausgelesen und einem Buchungsvorschlag zugeordnet wird, ob sie sich lesbar darstellen lässt und ob der strukturierte Teil im Original erhalten bleibt. Da bei hybriden Rechnungen die strukturierten Daten führen, reicht eine reine Bildarchivierung des PDF-Anteils nicht mehr aus.[^bmf-faq-erechnung]

Validierung vor dem Versand

Ob eine Rechnungsdatei die Formatvorgaben der EN 16931 und die geltenden Geschäftsregeln erfüllt, lässt sich durch eine Validierung überprüfen. Sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, hilft aber, fehlende oder unlogische Pflichtangaben früh zu erkennen; das Bundesfinanzministerium hält sie ausdrücklich für sinnvoll und empfiehlt, sie schon bei Erstellung und Versand durchzuführen.[^bmf-faq-erechnung] Programme unterscheiden sich deutlich darin, ob sie diesen Schritt eingebaut haben oder ihn dem Anwender überlassen.

Der Weg in die Steuerkanzlei

Klären Sie vor der Entscheidung mit Ihrer Kanzlei, in welcher Form sie Daten annimmt. DATEV bietet dafür mehrere Wege an, darunter eine gemeinsame Datenplattform für Mandant und Kanzlei sowie eine Plattform für den Austausch von Geschäftsdokumenten in verschiedenen Formaten.[^datev-datenaustausch] Entscheidend ist weniger das Etikett auf der Produktseite als die Frage, ob Buchungssätze samt Belegbild, Kontenzuordnung und Zeitraum in einem Zug übergeben werden – oder ob jemand am Monatsende Dateien sortiert.

Protokollierung und Änderungshistorie

Aus dem Änderungsverbot des Handelsgesetzbuchs folgt eine konkrete Anforderung an die Software: Korrekturen müssen als Korrekturen sichtbar bleiben, der ursprüngliche Inhalt feststellbar.[^hgb-239] Sehen Sie sich an, wie ein Programm eine bereits festgeschriebene Buchung behandelt, ob Stornierungen nachvollziehbar verkettet sind und ob Protokolle exportierbar sind. Ein Feld, das sich stillschweigend überschreiben lässt, ist an dieser Stelle ein Ausschlussgrund.

Serverstandort und Auftragsverarbeitung

Fragen Sie den Anbieter nach dem tatsächlichen Speicherort der Buchhaltungsdaten und lassen Sie ihn sich vertraglich zusichern. Innerhalb der Europäischen Union ist die Führung elektronischer Bücher zulässig, solange der Datenzugriff vollständig möglich bleibt; für Drittstaaten braucht es eine Bewilligung der Finanzbehörde.[^ao-146] Für die Bewertung der Betriebssicherheit eines Cloud-Dienstes bietet der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik einen geprüften Maßstab, der von Wirtschaftsprüfern testiert wird.[^bsi-c5]

Übermittlung an ELSTER

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln.[^ustg-18] Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; übersteigt die Steuer des Vorjahres 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat.[^ustg-18] Achten Sie darauf, ob das Programm direkt übermittelt oder nur eine Datei erzeugt, die anschließend im Portal hochgeladen wird – der Unterschied summiert sich über zwölf Monate.[^elster-start]

Belegfluss und Freigaben

Zwischen Rechnungseingang und Buchung liegt in den meisten Betrieben eine sachliche Prüfung. Sehen Sie sich an, wie das Programm diesen Schritt abbildet: Wer sieht einen Beleg zuerst, wer gibt frei, was passiert bei Abwesenheit, und bleibt die Freigabe später sichtbar? Diese Kette gehört später in die Verfahrensdokumentation, die zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen zählt.[^ao-147]

Ein zweiter Punkt betrifft die Zeitachse. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, und die übrigen Aufzeichnungen sind zeitgerecht vorzunehmen.[^ao-146] Ein Freigabeprozess, der Belege wochenlang liegen lässt, erzeugt genau die Verzögerung, die eine Prüfung beanstandet.

Ausstieg vor dem Einstieg

Die Aufbewahrungsfristen überdauern jeden Softwarevertrag: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.[^ao-147] Lassen Sie sich vor dem Vertragsschluss zeigen, in welchem Format ein vollständiger Export erfolgt, ob Belegbilder mitgehen und ob die Daten nach Vertragsende noch abrufbar sind. Ein Anbieter, der einen maschinell auswertbaren Gesamtexport bereitstellt, erfüllt zugleich die Anforderung, die im Prüfungsfall an Sie gerichtet wird.[^ao-147]

Kontenrahmen und Rechtsform

Prüfen Sie, welche Kontenrahmen mitgeliefert werden und ob sie zu Ihrer Rechtsform und Branche passen. Ein Programm, das nur einen generischen Rahmen kennt, erzwingt Handarbeit bei jeder Zuordnung und erschwert später den Abgleich mit der Kanzlei. Wichtig ist außerdem, ob sich der Rahmen erweitern lässt, ohne die Vergleichbarkeit über Geschäftsjahre hinweg zu verlieren – sonst bricht jede Mehrjahresauswertung an der Stelle, an der ein Konto eingefügt wurde.

Häufige Fragen

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste?
Sinnvoller als eine Rangliste ist eine Reihenfolge von Ausschlusskriterien. Erstens: Nimmt das Programm E-Rechnungen entgegen und verarbeitet es den strukturierten Teil weiter?[^bmf-faq-erechnung] Zweitens: Gibt es Ihre Daten in der Form ab, die Ihre Steuerkanzlei einliest?[^datev-datenaustausch] Drittens: Bleiben Änderungen nachvollziehbar und lässt sich alles maschinell auswertbar exportieren?[^hgb-239][^ao-147] Was diese drei Hürden nimmt, unterscheidet sich danach vor allem in Bedienung, Branchenzuschnitt und Preis – und dort entscheidet der Betrieb, nicht der Test.
Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware, mit der man ordnungsgemäß buchen kann?
Kostenfreie Einstiegsversionen und quelloffene Programme sind verfügbar und decken für Einnahmenüberschussrechner oft den Alltag ab. Die Prüfkriterien bleiben dieselben wie bei bezahlter Software: Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen[^hgb-239], vollständige Aufbewahrung über acht beziehungsweise zehn Jahre[^ao-147] und ein Export, der einer maschinellen Auswertung standhält[^ao-147]. Zusätzlich lohnt der Blick darauf, wer die Software pflegt: Die Formatvorgaben der E-Rechnung entwickeln sich weiter, und ein Programm ohne laufende Aktualisierung fällt aus dieser Entwicklung heraus.
Welches Buchhaltungsprogramm ist am einfachsten zu bedienen?
Die empfundene Einfachheit hängt weniger an der Oberfläche als daran, wie viele Entscheidungen ein Programm dem Anwender abnimmt. Automatische Kontierungsvorschläge aus dem Bankumsatz, Belegerkennung mit Zuordnung zum offenen Posten und eine Kontenrahmenvorlage, die zur Rechtsform passt, sparen mehr Zeit als eine aufgeräumte Menüführung. Wer ohne Buchhaltungsausbildung arbeitet, sollte zusätzlich prüfen, ob das Programm bei der Festschreibung von Buchungen führt – denn dort entstehen die Fehler, die später in der Prüfung auffallen.[^ao-146]
Welche Alternativen zu DATEV gibt es für kleine Unternehmen?
Für die laufende Belegerfassung und die Vorbereitung des Abschlusses stehen zahlreiche eigenständige Programme bereit, die den Datenaustausch mit der Kanzlei über Schnittstellen abwickeln. Die praktische Frage ist selten, ob es sie gibt, sondern ob Ihre Kanzlei den gewählten Weg annimmt: DATEV stellt für die Zusammenarbeit unter anderem eine gemeinsame Datenplattform und eine Austauschplattform für Belege bereit, an die sich Drittprogramme anschließen.[^datev-datenaustausch] Sprechen Sie die Entscheidung deshalb mit dem Steuerberater ab, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben – die Honorarwirkung ist größer als die Lizenzkosten.
Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für ein Kleingewerbe?
Bei einem Kleingewerbe ohne Bilanzierungspflicht reicht in der Regel ein Programm, das die Einnahmenüberschussrechnung führt, Bankumsätze einliest, Belege archiviert und die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermittelt.[^ustg-18] Wichtiger als der Funktionsumfang ist die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen, denn sie gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Rücksicht auf die Betriebsgröße.[^bmf-faq-erechnung] Wächst der Betrieb später in die Bilanzierung hinein, ersparen ein sauberer Datenexport und ein Kontenrahmen nach SKR-Systematik den Umstieg auf ein zweites System.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.[^bmf-faq-erechnung] Von der Empfangsseite befreit sie das nicht: Auch sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.[^bmf-faq-erechnung] Für den Empfang genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums bereits ein E-Mail-Postfach.[^bmf-faq-erechnung] Wer regelmäßig Eingangsrechnungen von größeren Lieferanten erhält, wird die XML-Dateien allerdings lesbar darstellen und archivieren wollen – dafür braucht es entweder eine Software mit Anzeigefunktion oder ein separates Werkzeug.
Bis wann darf ich noch Papierrechnungen an Geschäftskunden schicken?
Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, ist eine Papierrechnung bis zum 31. Dezember 2026 zulässig.[^ustg-27] Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Möglichkeit für Umsätze des Jahres 2027 bis zum Ende dieses Jahres.[^ustg-27] Eine PDF-Datei per E-Mail bleibt in diesem Zeitraum ebenfalls möglich, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers, weil sie seit 2025 als sonstige Rechnung gilt.[^bmf-faq-erechnung]
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Acht Jahre – die Frist wurde gegenüber der früheren Zehnjahresregel verkürzt und gilt für Buchungsbelege nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 der Abgabenordnung.[^ao-147] Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bleiben bei zehn Jahren, sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen bei sechs.[^ao-147] Gezählt wird ab dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist, und die Frist verlängert sich, solange die zugehörige Festsetzungsfrist noch läuft.[^ao-147]
Darf meine Buchhaltung in einer Cloud außerhalb Deutschlands liegen?
Innerhalb der Europäischen Union ja: Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in einem oder mehreren Mitgliedstaaten geführt und aufbewahrt werden, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich bleibt.[^ao-146] Für einen Drittstaat ist eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde nötig; sie setzt unter anderem voraus, dass Sie die Standorte oder den beauftragten Dritten mitteilen und Ihren steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen sind.[^ao-146] Lassen Sie sich den Speicherort deshalb schriftlich bestätigen, bevor Sie migrieren.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer braucht sie?
Gemeint ist die Beschreibung des eingesetzten Verfahrens: welche Belege wie in das System gelangen, wer sie freigibt, wie sie festgeschrieben und wie sie archiviert werden. Die Abgabenordnung zählt die zum Verständnis der Bücher erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ausdrücklich zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit zehnjähriger Frist.[^ao-147] Damit betrifft sie jeden buchführungspflichtigen Betrieb, der elektronisch arbeitet. Manche Programme liefern einen anbieterspezifischen Baustein mit, der den technischen Teil abdeckt; der betriebliche Ablauf bleibt Sache des Unternehmens.
Was gilt, wenn strukturierter Teil und Bildteil einer Rechnung voneinander abweichen?
Maßgebend sind seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung die Daten des strukturierten Teils. Zuvor ging bei hybriden Formaten der lesbare Bildteil vor; dieses Verhältnis hat sich umgekehrt.[^bmf-faq-erechnung] In der Praxis heißt das: Wer nur das PDF ansieht und bucht, kann an einer Abweichung vorbeibuchen, die im XML steht. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren; dafür stehen auch kostenfreie Werkzeuge zur Verfügung.[^bmf-faq-erechnung]
Was passiert mit meiner Buchhaltung, wenn ich den Anbieter wechsle?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen, unabhängig davon, wo die Daten liegen: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.[^ao-147] Praktisch heißt das, dass Sie vor der Kündigung einen vollständigen Export mit Belegbildern und Buchungssätzen ziehen und prüfen, ob er lesbar und maschinell auswertbar ist.[^ao-147] Klären Sie zusätzlich, wie lange der bisherige Anbieter den Zugriff nach Vertragsende offenhält und ob dafür Kosten anfallen.
Wie hängt die Buchhaltungssoftware mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammen?
Die Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln, und die Vorauszahlung ist zu diesem Zeitpunkt fällig.[^ustg-18] Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr; bei einer Steuer von mehr als 9.000 Euro im Vorjahr ist es der Kalendermonat, bei höchstens 2.000 Euro kann das Finanzamt von der Abgabe befreien.[^ustg-18] Eine Software, die den Datensatz direkt übermittelt, spart den Umweg über das Portal.[^elster-start]

Quellen