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ERP-Software: Was deutsche Unternehmen vor der Auswahl eines ERP-Systems klären sollten

Ein ERP-System führt die Abläufe eines Betriebs in einem Datenbestand zusammen: Einkauf, Lager, Produktion oder Leistungserbringung, Verkauf, Fakturierung und Finanzbuchhaltung. Genau dadurch wird es zum steuerlich relevanten System. Die Abgabenordnung verlangt, dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.[^ao-146] Das Handelsgesetzbuch verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder unklar bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später erfolgten.[^hgb-239] Und die Finanzbehörde kann in einer Außenprüfung nicht nur Einsicht nehmen, sondern das System selbst zur Prüfung nutzen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern.[^ao-147] Eine ERP-Auswahl in Deutschland ist deshalb immer auch eine Entscheidung über Prüfbarkeit. Hinzu kommen zwei Termine, die den Zeitplan bestimmen: die schrittweise verbindliche E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern[^ustg-14][^ustg-27] und, für Betriebe mit Bargeschäft, die Melde- und Sicherungspflichten für elektronische Aufzeichnungssysteme[^ao-146a]. Diese Seite beschreibt, was daraus für die Auswahl folgt, welche Fragen an Anbieter gehören und wie sich die Einführung ordnen lässt.

Struktur des Angebots und die Kräfte dahinter

Der deutsche ERP-Markt ist ungewöhnlich stark fragmentiert, und das hat einen strukturellen Grund. Von rund 3,2 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen im Jahr 2024 waren 2,7 Millionen Kleinstunternehmen; Großunternehmen gab es rund 21.500.[^destatis-kmu] Zugleich erwirtschafteten kleine und mittlere Unternehmen 2024 nur 27 Prozent des Umsatzes.[^destatis-kmu] Dieses Gefälle erzeugt zwei getrennte Nachfragen: eine nach umfassenden Konzernsystemen und eine sehr viel breitere nach branchennahen Lösungen für Betriebe mit zwei- bis dreistelliger Beschäftigtenzahl.

Anbieter, die den Mittelstand adressieren, verkaufen deshalb meist ein Branchenmodell mit – für Maschinenbau, Großhandel, Serienfertigung oder Projektdienstleistung – und nicht ein leeres System zur freien Konfiguration. Für die Auswahl heißt das: Der Abgleich zwischen dem mitgelieferten Prozessmodell und den eigenen Abläufen sagt mehr aus als eine Funktionsliste.

Die zweite Bewegung im Markt kommt aus der Regulierung. Die E-Rechnung ist vom Bundesfinanzministerium ausdrücklich als Vorbereitung eines späteren Meldesystems angelegt, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah und transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen.[^bmf-faq-erechnung] Wer heute ein ERP einführt, legt damit fest, wie tief strukturierte Rechnungsdaten im System verankert sind – und wie viel Arbeit der nächste Schritt macht.

Für Unternehmen ab 1.000 Arbeitnehmern im Inland kommt seit dem 1. Januar 2024 das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz hinzu.[^lksg-1] Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist fortlaufend zu dokumentieren und die Dokumentation mindestens sieben Jahre aufzubewahren; der jährliche Bericht bleibt sieben Jahre öffentlich zugänglich.[^lksg-10] Lieferantenstammdaten, Risikobewertungen und Maßnahmennachweise gehören damit in ein System, das ohnehin die Beschaffung führt.

ERP-System im Vergleich

10 Lösungen, sortiert nach SpotScore — einer Kennzahl aus Bewertungen, geprüften Erfahrungsberichten und Funktionsumfang.

  1. SAP Business One

    9.5 SpotScore4,4 / 5 · 656 BewertungenQuotation Based

    ERP für kleine Unternehmen, das den Vertriebs- und Kundenlebenszyklus vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung abbildet und den Beschaffungsprozess vom Auftrag bis zur Zahlung steuert.

  2. SAP Business ByDesign

    9.5 SpotScore4,0 / 5 · 240 BewertungenFree TrialSubscription

    Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen mit vorkonfigurierten Abläufen für Finanzen, Vertrieb, Produktverwaltung und Einkauf, ergänzt um Auswertungen in Echtzeit.

  3. VIENNA Advantage

    9.0 SpotScore4,5 / 5 · 35 BewertungenQuotation Based

    ERP- und CRM-Suite mit Dokumentenverwaltung, Finanzautomatisierung und Buchhaltung sowie einem Framework für eigene Anwendungen.

  4. Rootstock ERP

    9.0 SpotScore3,8 / 5 · 35 BewertungenQuotation Based

    Cloud-ERP auf der Salesforce-Plattform für Fertigung, Distribution und Lieferkette, mit Anbindung an Salesforce CRM, FinancialForce und Intacct.

  5. Global Shop Solutions ERP

    9.0 SpotScore3,9 / 5 · 27 BewertungenQuotation Based

    ERP für Fertigungsbetriebe jeder Größe, das Buchhaltung und Bestandsführung abdeckt und durch Beratung, Eigenentwicklung und Projektbegleitung ergänzt wird.

  6. Sage Business cloud X3

    8.9 SpotScore3,6 / 5 · 57 BewertungenQuotation Based

    Cloud-ERP für etablierte Unternehmen mit Bestandsführung, Fertigungsprozessen, Kostenkontrolle und Finanzberichten samt laufender Überwachung.

  7. abas ERP

    8.8 SpotScore3,0 / 5 · 2 BewertungenQuotation Based

    ERP für wachsende Unternehmen mit integriertem CRM, mandantenübergreifender Buchhaltung sowie Auftrags- und Projektsteuerung, verbreitet unter anderem im Sondermaschinenbau und in der Elektronik.

  8. BizAutomation Cloud ERP

    8.7 SpotScore4,7 / 5 · 48 BewertungenSubscription

    Cloud-ERP für Fertigung, Einzel- und Großhandel sowie Dienstleistung mit Auftragsverwaltung, Beschaffungsanforderungen, Fakturierung und Produktionsplanung.

  9. Apprise ERP

    8.5 SpotScore3,8 / 5 · 21 BewertungenQuotation Based

    ERP für die Konsumgüterbranche mit Finanzwesen, Auftragsabwicklung, Bestandsführung und Kommissionierung sowie eingebauten Funktionen für EDI, Lagerverwaltung und Bedarfsplanung.

  10. Infor SyteLine

    8.5 SpotScore2,6 / 5 · 64 BewertungenQuotation Based

    ERP für Serien- und Prozessfertiger, wahlweise im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud, mit Feinplanung und Abstimmung zwischen Finanz- und Produktionsabläufen.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen

Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.[^ao-146] Für ein ERP heißt zeitgerecht vor allem, dass Warenbewegung und Buchung nicht dauerhaft auseinanderlaufen. Prüfen Sie, wann ein Wareneingang bewertet wird, wann aus einem Lieferschein eine Verbindlichkeit entsteht und ob Belegnummernkreise lückenlos vergeben werden. Systeme, die Belege erst im Monatslauf verdichten, erzeugen genau die Lücke, nach der eine Prüfung sucht.

Unveränderbarkeit nach § 239 HGB

Eine Eintragung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; ebenso wenig sind Änderungen zulässig, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden.[^hgb-239] Handelsbücher dürfen auf Datenträgern geführt werden, sofern das angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar sind.[^hgb-239] Im ERP betrifft das jede Stammdatenänderung mit Wirkung auf abgeschlossene Vorgänge – insbesondere Preise, Steuerschlüssel und Kontenzuordnungen.

Datenzugriff der Finanzbehörde

Sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden, kann die Finanzbehörde in einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System zur Prüfung nutzen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format fordern.[^ao-147] Liegen die Daten bei einem Dritten, treffen auch diesen Mitwirkungspflichten.[^ao-147] Ein ERP sollte deshalb einen dokumentierten Prüferexport mitbringen und ein Berechtigungskonzept, das einen zeitlich begrenzten Lesezugriff erlaubt.

Speicherort der Bücher

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren.[^ao-146] Elektronische Bücher dürfen in einem oder mehreren EU-Mitgliedstaaten geführt werden, wenn der Datenzugriff vollständig möglich bleibt; für Drittstaaten braucht es eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde, die an mehrere Bedingungen geknüpft und widerruflich ist.[^ao-146] Bei Cloud-Angeboten mit Rechenzentren außerhalb der Europäischen Union ist das keine Formalie, sondern ein Punkt, der vor Vertragsschluss geklärt sein muss.

E-Rechnung im Ausgangs- und Eingangsprozess

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[^ustg-14] Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bis Ende 2027, für bestimmte EDI-Verfahren ebenfalls bis Ende 2027.[^ustg-27] Der Empfang ist dagegen seit 2025 ohne Ausnahme verpflichtend.[^bmf-faq-erechnung] Im ERP entscheidet sich, ob eingehende XML-Daten in die Bestellabgleichung laufen oder ob jemand sie abtippt.

Elektronische Aufzeichnungssysteme und Kasse

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss System und digitale Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle schützen.[^ao-146a] Hinzu kommt die Belegausgabepflicht in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall.[^ao-146a]

Jedes System ist dem zuständigen Finanzamt per Datenfernübertragung zu melden – mit Art der Sicherheitseinrichtung, Art und Anzahl der Systeme, Seriennummer sowie Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum, jeweils innerhalb eines Monats.[^ao-146a] Für Handel und Gastronomie ist das ein zentraler Auswahlpunkt, weil die Meldung an jedem Gerätewechsel hängt.

Aufbewahrungsfristen

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen sechs Jahre.[^ao-147] Das Handelsgesetzbuch spiegelt diese Staffelung.[^hgb-257] Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder der Buchungsbeleg entstanden ist.[^ao-147] Bei einem ERP betrifft das nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch die Bewegungsdaten, aus denen sich Bestände und Bewertungen rekonstruieren lassen.

Mitbestimmung bei Betriebsdatenerfassung

Der Betriebsrat bestimmt mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.[^betrvg-87] ERP-Module für Betriebsdatenerfassung, Auftragszeiten, Kommissionierleistung oder Fertigungsrückmeldungen erfüllen dieses Merkmal regelmäßig. Da der Zuschnitt der Auswertungen Verhandlungsgegenstand ist, gehört die Abstimmung in die Projektplanung und nicht in die Abnahmephase.

Lieferkettensorgfaltspflichten ab 1.000 Beschäftigten

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz gilt seit dem 1. Januar 2024 für Unternehmen mit in der Regel mindestens 1.000 Arbeitnehmern im Inland; innerhalb verbundener Unternehmen werden die Beschäftigten der Konzerngesellschaften der Obergesellschaft zugerechnet.[^lksg-1] Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist fortlaufend zu dokumentieren, die Dokumentation mindestens sieben Jahre aufzubewahren, und jährlich ist ein Bericht zu erstellen und spätestens vier Monate nach Geschäftsjahresschluss für sieben Jahre öffentlich zugänglich zu machen.[^lksg-10] Lieferantenbewertungen im ERP ersparen ein zweites Berichtssystem.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Standard vor Anpassung

Ein System, das Ihre Prozesse bereits kennt, verkürzt die Einführung stärker als eines, das sich beliebig anpassen lässt. Fragen Sie nach Referenzen in derselben Fertigungsart oder Handelsstufe und lassen Sie sich einen typischen Vorgang von der Anfrage bis zur Zahlung vorführen – mit Ihren Belegarten, nicht mit Demodaten. Wo viel konfiguriert werden muss, entstehen später Anpassungen, die jede Aktualisierung verteuern.

Verarbeitung eingehender E-Rechnungen

Prüfen Sie, was mit einer eingehenden XML-Rechnung geschieht: ob Positionen gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen werden, wie Abweichungen zur Klärung gehen und ob der strukturierte Teil unversehrt archiviert bleibt.[^bmf-faq-erechnung] Bei hybriden Formaten sind seit der Neuregelung die Daten des strukturierten Teils maßgebend, wenn Bildteil und XML voneinander abweichen.[^bmf-faq-erechnung] Eine Belegarchivierung, die nur das PDF sichert, greift damit zu kurz.

Nachvollziehbarkeit von Stammdatenänderungen

Lassen Sie sich zeigen, was passiert, wenn ein Artikelpreis, ein Steuerschlüssel oder eine Kontenzuordnung nachträglich geändert wird. Aus dem Änderungsverbot folgt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben muss.[^hgb-239] Gut gebaute Systeme führen zeitabhängige Stammdaten mit Gültigkeitszeiträumen und protokollieren jede Änderung samt Benutzer und Zeitpunkt. Ein Feld, das sich ohne Spur überschreiben lässt, wirkt sich auf jede rückwirkende Auswertung aus.

Prüferexport und Berechtigungen

Die Finanzbehörde kann die Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format nach ihren Vorgaben verlangen.[^ao-147] Klären Sie vorab, welchen Export das System dafür anbietet, wie lange er läuft und ob er den Prüfungszeitraum eingrenzt. Ebenso wichtig ist eine Rolle, die einem Prüfer Lesezugriff auf den relevanten Zeitraum gibt, ohne ihm die Produktivumgebung zu öffnen.

Kassenanbindung mit technischer Sicherheitseinrichtung

Betriebe mit Bargeschäft prüfen, ob Kasse und Warenwirtschaft denselben Datenstamm nutzen und ob die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung samt einheitlicher digitaler Schnittstelle eingebunden ist.[^ao-146a] Klären Sie zusätzlich, wer die Meldung der Systeme an das Finanzamt übernimmt und wie sie beim Austausch eines Geräts nachgezogen wird – die Frist beträgt einen Monat ab Anschaffung oder Außerbetriebnahme.[^ao-146a]

Betriebsstandort und Sicherheitsnachweis

Lassen Sie sich den Speicherort der Datenbank schriftlich bestätigen und gleichen Sie ihn mit den Vorgaben zur Führung der Bücher ab.[^ao-146] Für Cloud-Betrieb ist der Kriterienkatalog C5 des BSI der etablierte Prüfmaßstab; er beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit und wird durch Wirtschaftsprüfer testiert.[^bsi-c5] Der C5:2026 adressiert zusätzlich Container-Management, Post-Quanten-Kryptographie und Confidential Computing.[^bsi-c5-2026]

Schnittstelle zur Steuerkanzlei

Auch wenn das ERP die Finanzbuchhaltung selbst führt, bleibt der Abschluss meist in der Kanzlei. Klären Sie früh, in welcher Form Buchungsstapel und Belegbilder übergeben werden; DATEV stellt dafür unter anderem eine gemeinsame Datenplattform für Mandant und Kanzlei bereit.[^datev-datenaustausch] Ein Abgleich, der monatlich ohne Nacharbeit läuft, spart über die Vertragslaufzeit mehr als jede Lizenzverhandlung.

Aufwand der Einführung realistisch veranschlagen

Fragen Sie nach der Anzahl der Personentage für Datenübernahme, Schulung und Test – getrennt nach Anbieter und eigenem Personal. Verlangen Sie einen Plan für die Übernahme offener Posten, Bestände und Seriennummern und legen Sie fest, welcher Stichtag gilt.

Der häufigste Grund für gescheiterte Einführungen ist nicht fehlende Funktionalität, sondern die Unterschätzung der Datenbereinigung im Altsystem. Planen Sie diesen Arbeitsstrang eigenständig und mit eigener Verantwortlichkeit, bevor die Migration beginnt.

Ausstiegsfähigkeit

Aufbewahrungsfristen von acht und zehn Jahren überdauern jeden Vertrag.[^ao-147] Vereinbaren Sie deshalb schon beim Abschluss, in welchem Format ein vollständiger Export erfolgt, ob Belegbilder und Bewegungsdaten mitgehen und wie lange nach Vertragsende zugegriffen werden kann. Wer diesen Punkt erst bei der Ablösung verhandelt, verhandelt aus der schwächeren Position.

Mandanten, Standorte und Konzernstruktur

Wenn mehrere Gesellschaften oder Standorte abzubilden sind, klären Sie früh, ob das System echte Mandantenfähigkeit bietet oder nur eine Zuordnung über Merkmale. Der Unterschied zeigt sich beim Abschluss und bei der Rechtevergabe: Eine gemeinsame Datenbank mit Filtern lässt sich schwerer sauber trennen als getrennte Mandanten mit gemeinsamem Stammdatenkern. Bei Konzernstrukturen wirkt die Frage bis in die Schwellenwerte hinein, weil das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz die Beschäftigten konzernangehöriger Gesellschaften der Obergesellschaft zurechnet.[^lksg-1]

Häufige Fragen

Was ist ein ERP-System einfach erklärt?
Es ist die gemeinsame Datenbasis für die betrieblichen Abläufe: Was eingekauft wird, was im Lager liegt, was produziert oder geleistet wird, was verkauft und was gebucht wird – alles greift auf denselben Bestand zu. Der Nutzen entsteht durch das Wegfallen der Übergänge: Ein Wareneingang erzeugt die Verbindlichkeit, eine Lieferung die Rechnung, eine Rechnung die Buchung. In Deutschland macht genau diese Verkettung das System steuerlich relevant, weil daraus die Aufzeichnungen entstehen, die einzeln, vollständig und zeitgerecht sein müssen.[^ao-146]
Sind SAP und ERP dasselbe?
SAP ist ein Anbieter, ERP eine Systemkategorie. Die Gleichsetzung stammt aus der Verbreitung im Großunternehmenssegment, das in Deutschland allerdings klein ist: 2024 gab es rund 21.500 Großunternehmen gegenüber 3,2 Millionen kleinen und mittleren.[^destatis-kmu] Entsprechend groß ist die Zahl mittelständischer und branchenspezifischer Systeme. Für die Auswahl zählt, welches Prozessmodell zu Ihrer Fertigungs- oder Handelsart passt und wie viel Anpassung nötig wird.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Das ERP führt die Innenseite des Betriebs – Beschaffung, Bestand, Leistungserstellung, Fakturierung, Buchhaltung. Das CRM führt die Außenbeziehung – Interessenten, Angebote, Betreuung. Die Grenze liegt beim Auftragseingang, und dort teilen sich beide Systeme Stammdaten. Wo ein Betrieb wenige, aber komplexe Kundenbeziehungen hat, übernimmt oft das ERP auch die Vertriebsseite; wo viele Kontakte gepflegt werden, lohnt ein eigenes CRM mit eigener Einwilligungsverwaltung.[^uwg-7]
Was unterscheidet ein ERP-System von einem Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem deckt den Kern Einkauf, Lager und Verkauf ab. Ein ERP schließt daran Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Personal- oder Produktionsplanung an. Für Handelsbetriebe reicht die Warenwirtschaft oft lange aus; entscheidend wird die Grenze, sobald Bewertungen, Abschlüsse und Prüferexporte aus demselben Bestand kommen sollen – denn dann greifen die Anforderungen an Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit unmittelbar.[^hgb-239][^ao-147]
Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein ERP-System?
Die sinnvolle Schwelle liegt dort, wo dieselben Daten mehrfach erfasst werden. Solange Angebote, Lieferscheine und Rechnungen in einem Programm entstehen und die Buchhaltung daran anschließt, genügt oft eine schlanke Kombination. Sobald Bestände, Fertigungsaufträge oder Projektzeiten hinzukommen und in Tabellen mitlaufen, überwiegt der Nutzen eines gemeinsamen Systems. Ein zusätzlicher Anlass ist die E-Rechnung: Wer eingehende strukturierte Rechnungen gegen Bestellungen abgleichen will, braucht die Bestellung im selben System.[^bmf-faq-erechnung]
Darf ein ERP-System in der Cloud betrieben werden?
Ja, mit einer Einschränkung beim Speicherort. Bücher und Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen; elektronische Bücher dürfen abweichend davon in einem oder mehreren EU-Mitgliedstaaten geführt werden, sofern der Datenzugriff der Finanzbehörde vollständig möglich bleibt.[^ao-146] Für Drittstaaten ist eine Bewilligung erforderlich, die unter anderem die Mitteilung der Standorte voraussetzt und widerrufen werden kann.[^ao-146] Für die Sicherheitsbewertung des Dienstes selbst hat sich der Kriterienkatalog C5 des BSI durchgesetzt.[^bsi-c5]
Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
Die Spanne ist groß und hängt weniger am Produkt als an drei Größen: der Zahl der abzubildenden Prozessvarianten, dem Zustand der Altdaten und der Verfügbarkeit der eigenen Fachleute. Planen Sie die Datenbereinigung als eigenen Arbeitsstrang, bevor die Migration beginnt, und legen Sie fest, welche Vorgänge im Altsystem auslaufen und welche übernommen werden. Besteht ein Betriebsrat und erfasst das System Leistungsdaten, gehört die Abstimmung über Auswertungen ebenfalls in den Terminplan.[^betrvg-87]
Was muss ein ERP-System für eine Betriebsprüfung leisten?
Es muss die Daten so vorhalten, dass die Finanzbehörde Einsicht nehmen, das System selbst zur Prüfung nutzen oder eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben erhalten kann – bis hin zur Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format.[^ao-147] Dazu kommen die Unveränderbarkeit der Eintragungen[^hgb-239] und die Verfügbarkeit über die Aufbewahrungsfristen von acht beziehungsweise zehn Jahren[^ao-147]. Lassen Sie sich diese Punkte vom Anbieter nicht zusichern, sondern vorführen.
Was ändert sich durch die E-Rechnung für die ERP-Auswahl?
Zwei Dinge. Erstens muss das System eingehende Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten können, denn die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme.[^bmf-faq-erechnung] Zweitens wird die Ausgangsseite bis Ende 2026 und für kleinere Umsätze bis Ende 2027 schrittweise verbindlich.[^ustg-27] Da das Bundesfinanzministerium die E-Rechnung ausdrücklich als Vorstufe eines späteren Meldesystems beschreibt, lohnt es sich, strukturierte Rechnungsdaten von Anfang an im System zu führen statt als nachgelagerte Ausgabe.[^bmf-faq-erechnung]
Welche Rolle spielt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz für die ERP-Auswahl?
Für Unternehmen mit in der Regel mindestens 1.000 Arbeitnehmern im Inland gilt es seit dem 1. Januar 2024.[^lksg-1] Weil die Erfüllung der Sorgfaltspflichten fortlaufend zu dokumentieren und die Dokumentation mindestens sieben Jahre aufzubewahren ist, führt der pragmatische Weg über das System, das die Lieferantenstammdaten ohnehin hält.[^lksg-10] Achten Sie bei der Auswahl darauf, ob sich Risikobewertungen, Präventionsmaßnahmen und Beschwerdevorgänge am Lieferantenstamm ablegen und über Jahre unverändert nachweisen lassen.
Was kostet ein ERP-System?
Belastbar wird die Zahl erst, wenn drei Blöcke getrennt betrachtet werden: laufende Lizenz- oder Nutzungsgebühren je Anwender, einmalige Kosten für Einführung, Datenübernahme und Schulung sowie der interne Aufwand des eigenen Personals. Der dritte Block wird am häufigsten unterschätzt und ist in vielen Projekten der größte. Fragen Sie Anbieter deshalb nach Personentagen statt nach Pauschalen und lassen Sie sich die Annahmen dahinter nennen – etwa die Zahl der Prozessvarianten und den angenommenen Zustand der Altdaten.
Cloud oder eigener Betrieb – was spricht wofür?
Für den Cloud-Betrieb sprechen der geringere eigene Aufwand für Aktualisierungen und Sicherungen sowie planbare laufende Kosten. Für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum sprechen die volle Kontrolle über den Speicherort und die Unabhängigkeit von Vertragslaufzeiten. Die steuerliche Grenze verläuft beim Standort: Elektronische Bücher dürfen in EU-Mitgliedstaaten geführt werden, wenn der Datenzugriff vollständig möglich bleibt, für Drittstaaten braucht es eine Bewilligung.[^ao-146] Bei Cloud-Angeboten ersetzt ein Prüfbericht nach dem Kriterienkatalog C5 einen erheblichen Teil der eigenen Prüfung.[^bsi-c5]

Quellen